धर्मेंद्र गुप्ता की रिपोर्ट
रिकॉर्ड प्रबंधन को और अधिक व्यवस्थित एवं पारदर्शी बनाने के लिए कई महत्वपूर्ण निर्देश दिए कलेक्टर श्री अंशुल गुप्ता ने आज बुधवार को जिला शिक्षा अधिकारी (डीईओ) कार्यालय का औचक निरीक्षण कर कार्यालयीन व्यवस्थाओं, रिकॉर्ड संधारण तथा विभिन्न शाखाओं के कार्यों का जायजा लिया। निरीक्षण के दौरान उन्होंने रिकॉर्ड प्रबंधन को और अधिक व्यवस्थित एवं पारदर्शी बनाने के लिए कई महत्वपूर्ण निर्देश दिए।
कलेक्टर श्री गुप्ता ने कार्यालय में रखे अभिलेखों, पंजीयों तथा अन्य दस्तावेजों का अवलोकन करते हुए निर्देशित किया कि सभी अधिकारियों एवं कर्मचारियों के पदनाम तथा उनके द्वारा संपादित किए जाने वाले कार्यों की सूची कार्यालय में स्पष्ट रूप से प्रदर्शित की जाए। उन्होंने कार्यालय में रखी सभी अलमारियों की दो-दो चाबियां तैयार कराने के निर्देश भी दिए, ताकि आवश्यकता पड़ने पर अभिलेखों तक आसानी से पहुंच बनाकर कार्यों का सुचारु संचालन किया जा सके।निरीक्षण के दौरान कलेक्टर ने कहा कि प्रत्येक फाइल पर उसका विषय एवं संबंधित वर्ष अंकित होना अनिवार्य है। उन्होंने सभी फाइलों का अलग-अलग रजिस्टर तैयार करने तथा प्रतिवर्ष के रिकॉर्ड को व्यवस्थित रूप से सुरक्षित रखने के निर्देश दिए। चाहे मामला साइकिल वितरण का हो, पुस्तक वितरण का अथवा अन्य योजनाओं का, प्रत्येक रिकॉर्ड का समुचित संधारण सुनिश्चित किया जाना चाहिए। उन्होंने सभी अभिलेखों की लाइन लिस्टिंग तैयार करने पर भी जोर दिया।कलेक्टर ने पुराने रिकॉर्ड के नियमानुसार विनिष्टीकरण तथा अनुपयोगी एवं क्षतिग्रस्त सामग्री की नीलामी की प्रक्रिया प्रारंभ करने के निर्देश दिए। निरीक्षण के दौरान उन्होंने स्थापना कक्ष, अनुदान शाखा एवं मान्यता शाखा का भी अवलोकन किया। साथ ही कार्यालय में पदस्थ भृत्य को निर्धारित यूनिफॉर्म में उपस्थित रहने के निर्देश दिए।मुख्य लिपिक से आवक-जावक डाक व्यवस्था की जानकारी लेते हुए कलेक्टर ने स्पष्ट निर्देश दिए हैं कि आवश्यक सूचनाएं पारंपरिक डाक के बजाय ई-मेल के माध्यम से प्राप्त की जाएं, जिससे कार्यों में गति और पारदर्शिता बनी रहे। इस दौरान कार्यालय में स्कूल शिक्षा विभाग का सिटीजन चार्टर सुव्यवस्थित रूप से प्रदर्शित पाए जाने पर उन्होंने अधिकारियों की सराहना भी की।निरीक्षण के दौरान कलेक्टर श्री गुप्ता ने डीईओ कार्यालय में संचालित आधार केंद्र का भी निरीक्षण किया। उन्होंने वहां प्रदर्शित रेट लिस्ट की जांच की तथा निर्देश दिए कि जिले के सभी बीआरसी कार्यालयों में आधार केंद्र स्थापित किए जाएं और वहां निर्धारित शुल्क सूची अनिवार्य रूप से प्रदर्शित की जाए। उन्होंने कहा कि इससे आधार संबंधी समस्याओं के समाधान के लिए नागरिकों को स्थानीय स्तर पर बेहतर सुविधाएं उपलब्ध हो सकेंगी।
Author: Dainik kesariya Hindustan
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